Workflows en SharePoint Designer

Creo que escribo mis posts empezando por el tejado… primero una nota de cómo conseguí replicar workflows, ahora cuento qué son los workflows y lo siguiente debería ser contar algo de SharePoint… A menudo uso el blog como recordatorio de cosas que aprendo, por lo que queda todo muy desorganizado. Bueno, seguro que en el remoto caso de que esto interese a alguien, Google será capaz de ponerlo en orden!

SharePoint es una herramienta de trabajo en grupo (y muchas otras cosas) que permite compartir listas. Una lista es un calendario, tareas, notas, documentos, o cualquier cosa que nos inventemos, sin más que añadir columnas a una lista, al estilo de una hoja de cálculo Excel. Las listas se pueden relacionar, de forma que se puede añadir una propiedad ‘cliente’ en nuestra lista de ofertas emitidas, en la que, aparte del estado en que está la oferta (remitido, rechazado, aceptado) podemos añadir el cliente al que se envió desde la lista de clientes.

Las listas pueden tener asociados Workflows, flujos de trabajo que ejecutan secuencias de pasos. Típicamente se usan en escenarios de revisión de información. Quiero aprobar una hoja de gastos, que tiene que ser revisada y aprobada por tres personas, una detrás de otra, cada una puede aprobar o rechazar, incluyendo comentarios, en un determinado tiempo. Si este tiempo pasa, avisa a no se quién, si alguien cambia la hoja de gastos, cancela la aprobación…

Hay varios tipos de workflows:

• Los proporcionados por la herramienta, típicamente, aprobaciones sencillas de documentos
• Los programados en Visual Studio, basados en Workflow Foundation
• Los diseñados en SharePoint Designer, que ofrece una herramienta visual, sencilla pero a la vez potente, para diseñar flujos

Veamos lo que caracteríza a un workflow

• Se asocia a una lista de sharepoint (y sólo a una, para clonarlo, ver post anterior)
• Se puede elegir arrancarlo manualmente, o automáticamente, cuando se crea o modifica un elemento
• Tiene unas variables de inicio, son una serie de campos que se nos pedirán al arrancarlo
• Además, se pueden definir variables, para ir haciendo ‘cuentas’ en nuestro workflow. El resultado de una búsqueda, una operación matemática o una con fechas pueden ser guardadas en una variable. Las hay numéricas, texto, fecha o elección.

Un workflow en si está formado por pasos. Cada paso tiene:

• Condiciones: una o varias preguntas que indican si se ejecutarán las acciones
• Acciones: una serie de operaciones, de entre una extensa lista

Los pasos normalmente se ejecutan ‘en serie’, se va pasando de uno a otro, comprobando las condiciones, y ejecutando las acciones en caso de que se cumplan. También se pueden ejecutar partes ‘en paralelo’, es decir, varios pasos se ejecutan simultánemente, por ejemplo, para esperar a varias personas en una aprobación de documento por ‘quorum’ (si más de la mitad de los revisores dan el visto bueno, adelante).

Las condiciones disponibles aparecen abajo, sirven para comprobar campos, fechas de modificación, valores de variables…

Las acciones predeerminadas (y otras instaladas de SPD Custom Workflow Activities) están en la siguente imagen. Permiten enviar correos electrónicos, crear, borrar o modificar elementos, esperar durante un tiempo, esperar a que un elemento cambie, pedir información a otro usuario (se le asignará una tarea en la que tiene que rellenar información, que cuando se completa, reactiva el workflow), construir una cadena a partir de datos o variables…

En el siguiente artículo, intentaré usar todo esto para una aplicación “real”.